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Um den gesetzlichen Anforderungen ab dem 1.1.2025 zu entsprechen können Sie nun mit Mercator elektronische Rechnungen erstellen und versenden.

Besonders öffentliche Auftraggeber werden im neuen Jahr XRechnungen verlangen.

 

Mit dieser E-Mail möchten wir Ihnen kurz die wichtigsten Fakten zur Verfügung stellen.

 

Für elektronische Rechnungen gibt es mehrere verschiedene Datenformate.
Wir haben uns für die XRechnung in der UBL Syntax entschieden weil dies ein sehr universelles Datenformat ist.

Die XRechnung ist optisch nicht ohne weiteres lesbar (wie z.B. PDF), sie enthält nur die relevanten Daten im XML Format.

Um eine XRechnung anzuschauen kann man diese einfach mit einem Internetbrowser öffnen.

Im Internet gibt es auch kostenlose und kostenpflichtige Viewer die eine bessere optische Darstellung liefern (z.B. hier: https://tools.primexchange.de/viewer/ oder hier: https://xrechnungzentrale.de/ )

Weitere Information zum Thema finden Sie z.B. hier: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/#:~:text=XRechnung%20bezeichnet%20den%20Standard%20zur,Auftrag%20des%20IT%2DPlanungsrats%20betrieben.

 

Um XRechnungen zu erstellen benötige Sie zunächst einmal die aktuelle Mercator Version (ab dem 4.12.2024).

Diese steht allen Wartungskunden im Kundenbereich auf unserer Homepage zum Download zur Verfügung.

Mit dieser Programmversion können XRechnungen als Datei erzeugt werden, auch ein Versand per E-Mail ist möglich.

Wir empfehlen zunächst einmal mit der manuellen Erstellung eine XRechnung zu beginnen (Sonderfunktion „XRechnungen erstellen“ im Bereich „Rechnungen“).

Die erzeugten XRechnungen werden im „Ordner für Exportdateien“ abgelegt (Systemeinstellungen, System 2).

Dabei werden bereits alle wichtigen Datenfelder abgefragt die für eine XRechnung vorgeschrieben sind und es erfolgen entsprechende Hinweise.

Weiterhin wird empfohlen die XRechnung zunächst mit einem Prüfprogramm (Validator) zu prüfen bevor Sie diese an den Kunden schicken.

Ein Prüfprogramm finden sie z.B. hier: https://erechnungsvalidator.service-bw.de/

Falls es mit den vom Mercator erzeugten XRechnungen Probleme gibt können hier auch XRechnungen online erzeugt werden: https://xrechnung-erstellen.com/

Falls die XRechnung einfach per E-Mail an den Kunden geschickt werden soll kann hierzu auch einfach beim Emailversand das entsprechende Kästchen angekreuzt werden.

 

Hier eine kleine Übersicht welche Informationen in der XRechnung enthalten sind.

Das wichtigste Datenfeld bei der XRechnung ist die sogenannte Leitweg- ID.

Diese erhalten Sie bei der Auftragserteilung vom Auftraggeber, sie muss in das entsprechende Datenfeld der Rechnung (Belegkopf) eingetragen werden.

Bei der Auftragserteilung wird der Auftraggeber auch mitteilen auf welchem Wege er die XRechnung erhalten möchte.

Im einfachsten Fall gibt es hierzu eine spezielle E-Mail Adresse, diese kann dann ebenfalls in das Feld „E-Mail für den Belegversand“ eingetragen werden.

Es gibt aber auch besondere Portale wo die XRechnungen manuell hochgeladen werden können, die werden ebenfalls vom Auftraggeber genannt.

 

Für eine valide XRechnung muss sowohl die Anschrift des Kunden als auch die eigene Anschrift zur Verfügung stehen.

Die eigene Anschrift wird aus den Systemeinstellungen verwendet (Firmendaten).

Die Anschrift des Kunden wird aus den entsprechenden Datenfeldern der Rechnung gezogen.

 

Weiterhin wird intern und beim Kunden ein Ansprechpartner namentlich und als E-Mail Adresse erwartet.

Der eigene Ansprechpartner wird entweder aus den Systemeinstellungen gezogen, oder vorrangig aus dem Mitarbeiterstamm (Verknüpfung mit dem Anwender über die Mitarbeiternummer).

Die Daten des Kunden werden aus dem Kundenstamm gezogen.

 

Ein weiteres Pflichtfeld ist die Bestellnummer des Kunden (Bestellnummer im Belegkopf).

 

XRechnungen können in beliebigen Währungen oder Fremdsprachen erzeugt werden.

 

Das Datenformat von XRechnungen basiert auf Nettopreisen welche dann am Ende in Bruttopreise umgerechnet werden.

Darum sollten XRechnungen immer in der Einstellung „Nettopreise“ angelegt werden.
Bei „Bruttopreisen kann es zu Rundungsdifferenzen kommen.

 

Besondere Aufmerksamkeit benötigen u.U. die Versandkosten in der Rechnung.

Im Normalfall werden die in das besondere Datenfeld eingegebenen Versandkosten in der XRechnung in eine Rechnungsposition umgewandelt.

Falls die Umsatzsteuer in den Versandkosten vom Standard abweicht kann es aber erforderlich werden die Versandkosten mit einem besonderen Artikel als Rechnungsposition einzutragen.

 

Das Fälligkeitsdatum der Rechnung wird anhand des Rechnungsdatums und dem Datenfeld „Tage netto“ aus der Zahlungsart berechnet.

Für Skontofristen gibt es bisher noch keine besonderen Datenfelder in der XRechnung.

Es wird aber der komplette Text der Zahlungsart in der XRechnung abgespeichert.

 

Wir haben zwar sehr viele XRechnungen mit Beispieldaten erfolgreich validiert, trotzdem bestehen natürlich immer Fehlermöglichkeiten.

Falls es am Anfang noch Probleme bei der Validierung von XRechnungen auf der Kundenseite gibt sprechen Sie uns bitte an.
Wir werden uns bemühen schnellstmöglich zu helfen.

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Einführung der XRechnung in Ihrem Hause.

Bei Fragen oder Problemen helfen wir gern weiter.

 

Mögliche Fehlermeldungen und Gegenmaßnahmen:

 

Hinweis: Rechnung xxx enthält keine Leitweg-Id (Pflichtfeld für öffentliche Auftraggeber)

Das Feld "Leitweg-ID" im Belegkopf ist leer.

Bei öffentlichen Auftraggebern ist dies ein Pflichtfeld. Sie erhalten die Leitweg-ID bei Auftragserteilung vom Auftraggeber.
Tragen Sie die Leitweg-ID in das entsprechende Datenfeld ein und erzeugen Sie dann die XRechnung neu.

Bei nicht öffentlichen Auftraggebern kann diese Meldung ignoriert werden.

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Bestellnummer (Pflichtfeld)!

Tragen Sie im Feld "Bestellnummer" die Bestellnummer des Kunden ein und erzeugen Sie dann die XRechnung neu.

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Firmenbezeichnung des Verkäufers (Systemeinstellungen/Firmendaten)!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Straße des Verkäufers (Systemeinstellungen/Firmendaten)!

Fehler: Rechnung xxx enthält keinen Ort des Verkäufers (Systemeinstellungen/Firmendaten)!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine PLZ des Verkäufers (Systemeinstellungen/Firmendaten)!

In den Systemeinstellungen (Registerkarte "Firmendaten") muss die eigene Anschrift vollständig eingetragen sein.

Ergänzen Sie hier die Daten und exportieren Sie dann die XRechnung neu.

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Telefonnummer des Verkäufers (allgemein oder Mitarbeiter)!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine E-Mail des Verkäufers (allgemein oder Mitarbeiter)!!

Die eigene Telefonnummer und E-Mail Adresse können allgemein in den Systemeinstellungen (Registerkarte "Firmendaten") eingetragen werden.

Falls vorhanden werden aber vorrangig die Kontaktdaten des gerade angemeldeten Benutzers verwendet.

Hierzu muss der Benutzer In den Basisdaten angelegt sein (/Stammdaten/Basisdaten/Mitarbeiterstamm) und die dort sichtbare Mitarbeiternummer muss in den Systemeinstellungen (/Datei/Systemeinstellungen/Systemeinstellungen) im Register "Benutzer" in die Spalte "Mitarbeiternummer" eingetragen werden.

Ergänzen Sie die Daten und erzeugen Sie die XRechnung dann noch einmal neu.

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine USt-ID des Verkäufers (Systemeinstellungen/Firmenndaten)!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Steuernummer des Verkäufers (Systemeinstellungen/Firmendaten)!

Die eigene USt-Id und Steuernummer müssen in den Systemeinstellungen (/Datei/Systemeinstellungen/Systemeinstellungen) im Register "Firmendaten" eingetragen werden.

Ergänzen Sie die Daten und erzeugen Sie die XRechnung dann noch einmal neu.

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keinen Namen des Kunden!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Straße des Kunden!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Länderkennung des Kunden!!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine PLZ des Kunden!!

Fehler: Rechnung xxx enthält keinen Ort des Kunden!!

Ergänzen Sie die fehlenden Daten im Bereich "Rechnungsanschrift" der Rechnung und erzeugen Sie dann die XRechnung neu.

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine Bezugsperson des Kunden (bestellt durch)!

Ergänzen Sie die Bestellnummer im Bereich "Kunden-/Lieferantenbezug" der Rechnung und erzeugen Sie dann die XRechnung neu.

 

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine enthält keine Telefonnummer des Kunden!

Fehler: Rechnung xxx enthält keine E-Mail des Kunden!

Ergänzen Sie die fehlenden Daten im Kundenstamm und erzeugen Sie dann die XRechnung neu.

 

 

Fehler: Rechnung xxx enthält keine IBAN der Bankverbindung (Systemeinstellungen/Firmenndaten)!

Fehler: Rechnung xxx enthält keinen Inhaber der Bankverbindung (Systemeinstellungen/Firmenndaten)!

Die eigene Bankverbindung muss in den Systemeinstellungen (/Datei/Systemeinstellungen/Systemeinstellungen) im Register "Firmendaten" eingetragen werden.

Ergänzen Sie hier die Daten und exportieren Sie dann die XRechnung neu.

 

Hinweis: Rechnung xxx enthält Bruttopreise! Es können Rundungsfehler auftreten.

Das Datenmodell der XRechnung beruht auf Nettopreisen.

Bei Rechnungen die im Feld "USt-Kz" auf "Bruttopreise" eingestellt sind können möglicherweise Rundungsdifferenzen in der XRechnung entstehen.

Es wird empfehlen die Rechnung auf "Nettopreise" umzustellen und die XRechnung dann neu zu erzeugen.

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