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Emails versenden

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Beschreibung
 

An vielen Stellen können aus Mercator heraus Emails versendet werden.

 

Für den Emailversand stehen zwei verschiedene technische Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Emails können über die MAPI Schnittstelle an Windows übergeben werden. Der Versand erfolgt dann über im Windows installieren Email- Client (z.B. Outlook, Tobit, ...).

2. Emails können direkt über Ihrem Mailserver versendet werden.

Da ab Windows 7 die MAPI Schnittstelle nicht mehr im Lieferumfang von Windows enthalten ist kann hier der Versand nur direkt über den Mailserver erfolgen, oder die MAPI Schnittstelle wird bei der Installation von Outlook nachinstalliert.

Ein Vorteil des Mailservers liegt darin, dass die lästigen Sicherheitsabfragen von Outlook nicht mehr erfolgen (diese lassen sich durch zusätzliche Software aber unterdrücken (z.B. ClickYes)).

Ein weiterer Vorteil des Mailservers liegt darin, dass Mercator hier auch HTML- formatierte Emails versenden kann.
Wenn im Text die Zeichen "<HTML" oder "/html" enthalten sind wird die Email automatisch als HTML- Email versendet.

Beim Versand über die MAPI Schnittstelle sind nur Text- Emails möglich.

Die Einstellung für den Emailversand befindet sich in den Systemeinstellungen von Mercator (System 1).

 

Für jede Kategorie der Emails (Kunden, Angebote, Rechnungen, ...) können beliebig viele verschiedene Emailvorlagen angelegt werden (/Stammdaten/Basisdaten/Emailvorlagen).

In den Emailvorlagen wird die Betreffzeile, der Textinhalt und verschiedene andere Einstellungen abgespeichert.

Bei Emailvorlagen für den Belegversand kann auch eingestellt werden dass die Emails als Voreinstellung mit einem automatisch erstellten PDF- Anhang versendet werden sollen.
Dabei ist wichtig dass in den Systemeinstellungen (Register "Belegdruck") ein vorhandener Dateiordner für die temporäre Speicherung der PDF- Dateien angegeben ist.

Jede Emailvorlage kann in mehreren Sprachen abgespeichert werden. Beim Emailversand kann die gewünschte Sprache ausgewählt werden.

 

Einzeln an bestimmte Kunden, Lieferanten oder Adressen verschickte Emails können als Aktion in vorhandene Vorgänge eingetragen werden.
Das ist aber nur möglich wenn die Email aus der geöffneten Maske in den Stammdaten heraus versendet wird.
Beim Emailversand aus der Tabellenansicht heraus ist eine Zuordnung zu Vorgängen nicht möglich.

 

Um Emails mit individuellen Daten des Kunden (z.B. Briefanrede) oder eines Beleges (Belegnummer, Zahlungsart, ...) zu ermöglichen können Variablen verwendet werden.
Variablen werden in der Emailvorlage in eckigen Klammern eingetragen, z.B. die Variable [briefanrede] für die Briefanrede eines Kunden.

Die folgenden Tabellen zeigen alle unterstützten Variablen.

 

 

allgemeine Variablen für alle Emails

Datenfeld

Beschreibung

[tagesdatum]

aktuelles Tagesdatum

[nummer]

Kunden-, Lieferanten-, Vertreter- oder Adressnummer

[briefanrede]

die in den Stammdaten hinterlegte Briefanrede

[anrede]

Anrede

[vorname]

Vorname

[name1]

Name 1

[name2]

Name 2

[strasse]

Straße

[lkz]

Länderkennzeichen

[plz]

Postleitzahl

[eigenenr]

eigene Lieferantennummer beim Kunden oder eigene Kundennummer beim Lieferanten

[rueckstandsliste]

Diese Variable enthält eine vollständige Rückstandsliste des Kunden.
Damit die Rückstandsliste erzeugt wird muss hierzu in den Systemeinstellungen ein Häkchen gesetzt werden

[auftragskommission]

Kommissionsfeld eines zu einer Rechnung gehörenden Auftrages

[blz]

Bankleitzahl (des Kunden)

[bank]

Bank (des Kunden)

[konto]

Kontonummer (des Kunden)

[kontoinhaber]

Kontoinhaber (des Kunden)

[UserName]

Vollständiger Name des gerade angemeldeten Anwenders

[UserEmail]

E-Mail Adresse des gerade angemeldeten Anwenders

[UserDurchwahl]

Telefonisch Durchwahl des gerade angemeldeten Anwenders

 

besondere Variablen für den Emailversand von Belegen

Datenfeld

Beschreibung

[belegnummer]

Belegnummer

[belegdatum]

Belegdatum

[rechnungsanschrift]

enthält die vollständige Rechnungsanschrift des Beleges

[lieferanschrift]

enthält die vollständige Lieferanschrift des Beleges

[versandart]

Versandart

[zahlungsart]

Zahlungsart

[gesamtrabatt]

Gesamtrabatt des Beleges in €

[versandkosten]

Versandkosten in €

[zahlungsbetrag]

Zahlungsbetrag in €

[mwstsumme]

Summe aller USt. Beträge in €

[positionen]

enthält alle Belegpositionen (Artikelcode, Text, Preis, ...)

[kopftext]

Kopftext

[fusstext]

Fußtext

[sondertext]

Sondertext

[bezugsdatum]

Bezugsdatum (z.B. Bestelldatum bei Aufträgen)

[bezugsperson]

Bezugsperson (z.B. Besteller bei Aufträgen]

[bezugstext]

Bezugstext (z.B. die Bestellnummer des Kunden bei Aufträgen)

[kommission]

Kommission

[warenkorb_id]

Shop- Bestellnummer (bei Belegen die aus einem Webshop stammen)

[zieltermin]

Zieltermin

[betraggezahlt]

gezahlter Betrag

[betragrest]

noch zu zahlender Betrag

[paketnummern]

Paketnummern

[kulinr]

Kunden- / Lieferantennummer

[telefon]

enthält die Telefonnummern des Kunden

[rueckstandsliste]

Liste mit den nicht lieferbaren Artikeln (nur für Auftragsbestätigungen)

 

besondere Variablen für Verzögerungsmeldungen

Datenfeld

Beschreibung

[artikelcode]

Artikelcode des verzögerten Artikels

[artikeltext]

Bezeichnung des verzögerten Artikels

[termin-alt]

der zuletzt mitgeteilte Liefertermin

[termin-neu]

der neu berechnete Liefertermin