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Rechnungen versenden (Email)

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Beschreibung
 

Aus verschiedenen Gründen können die Rechnungen oft nicht sofort mit der Ware verschickt werden.

Mit dieser Funktion können die Kundenrechnungen automatisiert per Email versendet werden.

 

Besonders bei Direktlieferungen sollen die Rechnungen aber nicht sofort verschickt werden, sondern erst wenn die Ware beim Kunden eingetroffen ist.

Rechnungen die eine Paketnummer enthalten werden sofort verschickt, Rechnungen ohne Paketnummer werden nach einer gewissen Wartefrist ebenfalls verschickt.

Bei Rechnungen ohne bereits vorhandene Paketnummer wird beim Rechnungsversand die Paketnummer "n.a." (nicht abgegeben) eingetragen.
Paketnummer und Lieferdatum werden auch in die zu den Rechnungen gehörigen Aufträge gespeichert, der Auftragsstatus ändert sich dadurch auf "versendet".
Wenn mit mehreren Lieferanten gearbeitet wird haben diese wahrscheinlich unterschiedlich schnelle Lieferzeiten.

Um den Zeitpunkt für den Rechnungsversand zu bestimmen wird geschaut wer der aktive Lieferant für den 1. Artikel des Beleges ist.

Dann wird die im Lieferantenstamm hinterlegte "durchschnittliche Lieferzeit" geholt.

Wenn nach dem Rechnungsdatum die durchschnittliche Lieferzeit verstrichen ist wird eine Rechnung für den Versand vorgeschlagen.

Es werden nur die Werktage (Montag bis Freitag) berücksichtigt.

 

In den Einstellungen für den Rechnungsversand kann ein maximales Rechnungsalter hinterlegt werden.
So wird verhindert dass bei der ersten Verwendung dieser Funktion extrem viele alte Rechnungen versendet werden.
Weiterhin ist dort eine Sicherheitsabfrage mit frei wählbarem Text möglich.

 

Es müssen nicht alle vorgeschlagenen Rechnungen versendet werden.
Wenn das Häkchen in der Spalte "Versenden" entfernt wird, wird die Rechnung nicht versendet.

 

Um beim Emailversand auf Besonderheiten eingehen zu können, die von der Zahlungs- und Versandart abhängen, können hierzu spezielle Emailvorlagen angelegt werden.
Diese Vorlagen müssen ein Kennzeichen nach folgendem Aufbau haben: "RECHNUNG_Z_V"

Dabei wird statt Z die Nummer der Zahlungsart, und statt V die Nummer der Versandart verwendet.
Beim Rechnungsversand wird bei jeder Rechnung nachgeschaut ob es eine spezielle Emailvorlage passend zur Zahlungs- und Versandart der jeweiligen Rechnung gibt.
Wenn so eine spezielle Vorlage vorhanden ist wird diese verwendet, ansonsten wird die beim Versand angewählte Emailvorlage verwendet.

 

webshop_rechnungsversand

 

Funktionen

Über die Buttons in der Werkzeugleiste können folgende Funktionen aufgerufen werden:

 

Funktion

Beschreibung

 

button_hilfe

Hilfe

Aufruf dieser Hilfe

F1

button_bsp

Einstellungen

Öffnet ein Fenster mit den Einstellungen für den Rechnungsversand

 

button_bsp

Selektion aus

Entfernt alle Häkchen in der Spalte "Versenden"

 

button_bsp

Rechnungen versenden

Startet den Rechnungsversand

 

button_abbrechen

Abbruch

Abbruch ohne Rechnungsversand

 

Hier finden Sie eine Übersicht aller Schaltflächen und deren Funktionen die im MERCATOR verwendet werden.