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Rechnungen |
  
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Rechnungen |
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Beschreibung
Rechnungen sind das letzte Glied in der Kette der Verkaufsbelege.
Falls die Rechnung aus einem Angebot/Auftrag gewandelt oder direkt eingegeben wurde erfolgt beim Speichern der Rechnung eine Bestandsabbuchung im Lager.
Falls die Rechnung aus einem Lieferschein entstanden ist erfolgt hier keine weitere Bestandsbuchung weil diese bereits durch den Lieferschein gebucht wurde.
Die Tabellenansicht der Rechnungen zeigt eine Liste der vorhandenen Rechnungen.
Es können neue Rechnungen angelegt werden, vorhandene Rechnungen können zur Bearbeitung geöffnet werden.
Rechnungen können für den Postversand ausgedruckt oder per Email versendet werden.
Die Rechnungen können mit SQL- Suchbegriffen passen für den E-Mail Versand oder den Ausdruck selektiert werden (siehe hier).
Allgemeine Hinweise für das Arbeiten mit Tabellenfenstern finden Sie hier.
Funktionen
Über die Buttons in der Werkzeugleiste können folgende Funktionen aufgerufen werden:
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Funktion |
Beschreibung |
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|---|---|---|---|
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Hilfe |
Aufruf dieser Hilfe |
F1 |
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Suchen |
Öffnet ein Suchfenster |
F2 |
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Öffnen |
Öffnet einen markierten Beleg zur Bearbeitung |
F4 |
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Neu |
Öffnet die Eingabemaske für einen neuen Beleg |
F3 |
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Wandeln |
Öffnet einen Dialog zum Wandeln der markierten Belege in Folgebelege |
F7 |
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Zahlung |
Zahlungseingang buchen |
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Löschen |
Löscht einen oder mehrere markierte Belege |
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Termin |
Öffnet einen Dialog um einen Beleg zur Wiedervorlage vorzumerken |
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Packliste |
Druckt eine Packliste für den Versand |
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Paketaufkleber |
Druckt Paketaufkleber |
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Umpack- Aufkleber |
Druckt Umpack- Aufkleber |
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Rechnung per Email versenden |
Versendet Rechnungen per Email |
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Rechnungen drucken |
Druck die markierten Rechnungen aus |
F11 |
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Belegverfolgung |
Zeigt die mit einem markierten Beleg verknüpften Belege |
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Google Maps |
öffnet den Browser und zeigt den Kunden in Google Maps an |
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Sonderfunktionen |
- Überweisungsträger bedrucken - Export Versanddaten (für Anbindung an Paketdienste) - Versanddatum eintragen - Rücklastschrift buchen - Belegversand an Logistik |
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Anzeige Reset |
Bringt die Anzeige zurück in Grundstellung |
F5 |
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Anzeige Refresh |
Füllt die Anzeige mit aktuellen Daten |
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OK |
Fenster schließen |
F12 |
Hier finden Sie eine Übersicht aller Schaltflächen und deren Funktionen die im MERCATOR verwendet werden. |
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Sonderfunktionen
Funktion |
Beschreibung |
|---|---|
Vorgang anlegen |
Öffnet die Eingabemaske für einen neuen Vorgang für die Rechnung |
Überweisungsträger drucken |
Druckt einen Überweisungsträger für die markierte Rechnung |
Export Versanddaten |
Öffnet das Fenster für den Export der Versanddaten Hinweis: Es können auch gezielt bestimmte Rechnungen exportiert werden indem diese vor dem Aufruf der Sonderfunktion in der Tabelle markiert werden. |
Versanddatum eintragen |
trägt bei einem oder mehreren markierten Rechnungen ein Versanddatum ein |
Rücklastschrift buchen |
Bucht einen negativen Zahlungseingang z.B. für eine Rücklastschrift |
Belegversand an Logistik |
Sendet die markierten Rechnungen mit zwei Anhängen (CSV und PDF) an die in den Systemeinstellungen (Belegdruck) hinterlegte Emailadresse für Logistik |
Paketverfolgung |
Öffnet die Paketverfolgung für eine markierte Rechnung |
Google Tourenplanung |
Öffnet Google Maps mit einer Tourenplanung zur Rechnungsanschrift |
Google Tourenplanung Lieferanschrift |
Öffnet Google Maps mit einer Tourenplanung zur Lieferanschrift |
Google Maps Lieferanschrift |
Zeigt die Lieferanschrift/Rechnungsanschrift in Google Maps |
Export Paketdaten in CSV |
Exportiert die Paketdaten der markierten Belege in eine CSV Datei |
Amazon Rückerstattung öffnen |
Öffnet die URL für Rückerstattungen in der Seller Central |
Belegnummer in die Ablage kopieren |
Kopiert die Belegnummer eines markierten Beleges in die Zwischenablage |
Kundennummer in die Ablage kopieren |
Kopiert die Kundennummer eines markierten Beleges in die Zwischenablage |
Ersatzrechnung erstellen |
Zu einer markierten Rechnung kann eine Ersatzrechnung erstellt werden (z.B. wenn der Kunde zunächst privat bestellt hat aber dann eine Rechnung für seine Firma haben möchte). Ablauf: - Anzeige/Eingabe der Änderungen in den Kundendaten und Konditionen - Erzeugen einer Gutschrift (mit Zahlungsbuchung) - Erzeugen eines neuen Kunden mit den geänderten Kundendaten - Erzeugen einer neuen Rechnung für den neuen Kunden (mit Zahlungsbuchung) - automatische Bestandskorrekturen für die neue Rechnung - Aufruf des E-Mail Versands für die neue Rechnung |
Belege auf Papier/PDF anzeigen |
Es wird angezeigt ob die Belege ausgedruckt (Papier) oder per E-Mail versendet werden sollen (PDF) |
Rechnungen/Gutschriften in CSV |
Es wird eine CSV Datei mit den (nach Datum und Shop) selektierten Rechnungen erzeugt (Bestellnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Deckungsbeitrag). Zu jeder Rechnung wird auch die Anzahl der zugehörigen Gutschriften sowie die Summe der Endbeträge und Deckungsbeiträge der Gutschriften exportiert. |
Historie anzeigen |
Zeigt die Historie des markierten Beleges an |
Selektion
Feld |
Beschreibung |
Suchbegriff |
Selektion mit Suchbegriff |
Zeitraum |
Selektion eine Zeitraums (Auswahl in den Basisdaten definierbar) oder wahlweise nach Monat/Jahr |
Status |
Selektion nach Status (bezahlt, unbezahlt, alle) |
angelegt von |
Selektion nach Mitarbeiter |
Anzahl / Wert |
Anzeige der Anzahl und des Wertes aller gerade selektierten Belege. Mit dem Button ? kann die Anzahl und der Wert der gerade markierten Belege angezeigt werde. |
Angezeigte Spalten
Spalte |
Inhalt |
|---|---|
Nummer |
Belegnummer |
Datum |
Belegdatum |
Kdnr. |
Kundennummer |
Kunde |
Kunde |
Endbetrag € |
Belegsumme in € |
gedr. |
Kennzeichen ob der Beleg schon gedruckt wurde |
berechnet |
Kennzeichen ob der Lieferschein schon berechnet wurde |
Memo |
Kennzeichen ob ein Memotext vorhanden ist |
Kommission |
Kommission |
rekl. |
Kennzeichen für Reklamationsbeleg |
Lieferanschrift |
Lieferanschrift |
Pack.Status |
Packstatus |
Versandart |
Versandart |
Memo |
komprimierte Anzeige des Memotextes |
Packl. gedr. |
Kennzeichen ob eine Packliste gedruckt wurde |
PG |
Preisgruppe |
versendet am |
Versanddatum |
DB € |
Deckungsbeitrag in € |
DB % |
Deckungsbeitrag in % |
Frei1 |
logisches Freifeld 1 |
Frei2 |
logisches Freifeld 2 |
Frei3 |
logisches Freifeld 3 |
Betrag netto |
Belegsumme netto ohne USt. |
EK- Summe |
Summe der Einkaufspreise (netto) |
SK Versandart |
Selbstkosten der Versandart |
SK Zahlart |
Selbstkosten der Zahlungsart |
Verkaufsgeb. |
Summe der Verkaufsgebühren |
Webshop- Bestellnr. |
Bestellnummer aus dem Webshop |
Bestellnummer |
Bestellnummer des Kunden |
Wichtiger Hinweis zum löschen von Rechnungen:
Beim Löschen von Rechnungen ist ganz entscheidend ob die jeweilige Rechnung vollständig bezahlt ist oder nicht.
Vollständig bezahlte Rechnungen sind offensichtlich erledigt und können gelöscht werden wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Diese Rechnungen werden einfach als Beleg gelöscht, alle durch die Rechnung gebuchten Umsätze bleiben unverändert erhalten.
Unbezahlte Rechnungen werden gelöscht weil diese gegenstandslos geworden sind.
Ganz korrekt wäre natürlich die Erstellung einer Gutschrift, aber wenn der Kunde die Rechnung noch nicht ausgehändigt bekommen hat kann man diese auch löschen.
Beim löschen unbezahlter Rechnungen werden alle umsatzstatistischen Daten zurück gebucht.
Falls die Rechnung aus einem Lieferschein gewandelt wurde ist der Lieferschein nun wieder im Status "unberechnet" (wenn nun auch der Lieferschein gelöscht wird, werden auch die Lagerbestände zurück gebucht).
Falls die Rechnung nicht aus einem Lieferschein entstanden ist werden auch die durch die Rechnung verursachten Bestandsveränderungen zurück gebucht.
Grundsätzlich sollten für die bessere Nachvollziehbarkeit Rechnungen natürlich gar nicht gelöscht, sondern in eine Stornorechnung gewandelt werden.
So ist der Ablauf besser nachvollziehbar.
In den Benutzerrechten kann das Löschen von Rechnungen für alle/bestimmte Benutzer gesperrt werden.
So ist auch ein versehentliches Löschen von Rechnungen nicht mehr möglich.
