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Email

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Beschreibung
 

Hier werden Emails empfangen und angezeigt.

Emails können per Doppelklick geöffnet werden.

Markierte Emails können einem vorhandenen Vorgang zugeordnet werden, oder es kann ein neuer Vorgang zu einer markierten Email angelegt werden.
Eingehende Emails werden werden wenn möglich automatisch den vorhandenen Kunden, Lieferanten, Vertretern oder Adressen zugeordnet und dort in die Kontakte eingetragen.
Dabei werden sowohl die Email- Adressen der Ansprechpartner als auch die Haupt- Email- Adressen berücksichtigt.

Zusätzlich können die Absender eingehender Emails dauerhaft bestimmten Kunden, Lieferanten, Vertretern oder Adressen zugeordnet werden.
Diese Zuordnungen werden in eine Tabelle eingetragen, diese kann mit dem Button "Zuordnungen" geöffnet und dort gepflegt werden.

Neu empfangene Emails haben zunächst den Status "neu".
Der Staus kann dann beliebig auf "in Arbeit" oder "erledigt" abgeändert werden.

 

Wichtiger Hinweis zum Emailempfang:

Beim Empfang von Emails arbeitet Mercator auf zwei grundsätzlich unterschiedlichen Wegen, je nachdem wie in den Einstellungen des Emailkontos (in den Basisdaten) das Feld "empfangene Mails auf dem Server löschen" eingestellt ist.

1. Methode

Wenn in diesem Feld kein Häkchen gesetzt ist lädt Mercator zunächst ALLE auf dem Server vorhandenen Email- Header.

Dann werden anhand der ID Nummern der Emails nur die noch nicht empfangenen Emails abgeholt und im Mercator abgespeichert.

Diese Methode hat aber zwei wesentlich Nachteile.

Zum einen kann das laden aller Email- Header sehr lange dauern wenn auf dem Server viele Emails vorhanden sind.

Zum anderen muss sicher gestellt sein dass zwischendurch KEIN anderer Benutzer irgendwelche Emails auf dem Server löscht.

Wenn nämlich ältere Emails gelöscht werden ändern sich auch die ID Nummern der noch nicht empfangenen Emails.

Dann setzt Mercator beim nächsten Empfang an der falschen Stelle auf und es werden nicht alle Emails herunter geladen.

2. Methode

Wenn bei "empfangene Mails auf dem Server löschen" ein Häkchen gesetzt ist werden empfangene Emails sofort nach dem Empfang gelöscht.

So können keine langen Wartezeiten entstehen und es können keine Emails "vergessen" werden wenn ältere Emails gelöscht werden.

Empfehlung:

Wir empfehlen daher im Feld "empfangene Mails auf dem Server löschen" ein Häkchen zu setzen.

Falls die Emails noch für andere Benutzer zur Verfügung stehen sollen sollte für Mercator ein eigenes Postfach eingerichtet werden.

Alle Konten die im Mercator empfangen werden sollen können dann durch eine automatische Weiterleitung in das besondere Postfach für Mercator weiter geleitet werden.

So bleiben die originalen Emails erhalten und Mercator kann die Mails ohne lange Wartezeiten und ohne "vergessene" Emails abrufen.

 

Screenshot

email_tabelle

 

Funktionen

Über die Buttons in der Werkzeugleiste können folgende Funktionen aufgerufen werden:

 

Funktion

Beschreibung

 

button_hilfe

Hilfe

Aufruf dieser Hilfe

F1

button_oeffnen

Öffnen

Email öffnen

 

button_loeschen

Löschen

Emails löschen

 

button_aktualisieren

Empfangen

Empfang neuer Emails

 


Email Neu

neue Email eingeben und versenden

 


Email Antworten

Antworten auf eine Email

 


Email weiterleiten

Email an anderen Empfänger weiterleiten

 


Vorgang neu

zu einer markierten Email wird ein neuer Vorgang angelegt

 


Vorgang zuordnen

eine markierte Email wird einem vorhandenen Vorgang zugeordnet

 


Status neu

ändert den Status der markierten Emails auf "neu"

 


Status in Arbeit

ändert den Status der markierten Emails auf "in Arbeit"

 


Status erledigt

ändert den Status der markierten Emails auf "erledigt"

 

button_bestaetigen

OK

Fenster schließen

F12


Posteingang

Anzeige der empfangenen Emails

 


Postausgang

Anzeige der gesendeten Emails

 


Suchbegriff

Eingabefeld für die Suche in den Emails

 

Hier finden Sie eine Übersicht aller Schaltflächen und deren Funktionen die im MERCATOR verwendet werden.

 

 

Angezeigte Spalten

Datenfeld

Beschreibung

User ID

Kürzel des Benutzers der die Email angelegt hat

Datum/Zeit

Datum und Uhrzeit der Email

Betreff

Betreff- Zeile

Inhalt

Inhalt der Email (nur der Anfang)

Konto

Absender

Empfänger

Empfänger

CC Empfänger

CC Empfänger (beim Belegversand aus den Ansprechpartnern generiert)

Anhang

mitgeschickte Anhänge

Vorgang

Nummer des zugehörigen Vorgangs

Status

Status der Email (neu, in Arbeit, erledigt)

in Arbeit Datum

Datum und Uhrzeit der Statusänderung auf "in Arbeit"

in Arbeit durch

Benutzerkürzel der Statusänderung auf "in Arbeit"

erledigt Datum

Datum und Uhrzeit der Statusänderung auf "erledigt"

erledigt durch

Benutzerkürzel der Statusänderung auf "erledigt"

Kunde

der Email zugeordneter Kunde

Lieferant

der Email zugeordneter Lieferant

Vertreter

der Email zugeordneter Vertreter

Adresse

der Email zugeordnete Adresse