Beschreibung
Hier werden Emails empfangen und angezeigt.
Emails können per Doppelklick geöffnet werden.
Markierte Emails können einem vorhandenen Vorgang zugeordnet werden, oder es kann ein neuer Vorgang zu einer markierten Email angelegt werden.
Eingehende Emails werden werden wenn möglich automatisch den vorhandenen Kunden, Lieferanten, Vertretern oder Adressen zugeordnet und dort in die Kontakte eingetragen.
Dabei werden sowohl die Email- Adressen der Ansprechpartner als auch die Haupt- Email- Adressen berücksichtigt.
Zusätzlich können die Absender eingehender Emails dauerhaft bestimmten Kunden, Lieferanten, Vertretern oder Adressen zugeordnet werden.
Diese Zuordnungen werden in eine Tabelle eingetragen, diese kann mit dem Button "Zuordnungen" geöffnet und dort gepflegt werden.
Neu empfangene Emails haben zunächst den Status "neu".
Der Staus kann dann beliebig auf "in Arbeit" oder "erledigt" abgeändert werden.
Wichtiger Hinweis zum Emailempfang:
Beim Empfang von Emails arbeitet Mercator auf zwei grundsätzlich unterschiedlichen Wegen, je nachdem wie in den Einstellungen des Emailkontos (in den Basisdaten) das Feld "empfangene Mails auf dem Server löschen" eingestellt ist.
1. Methode
Wenn in diesem Feld kein Häkchen gesetzt ist lädt Mercator zunächst ALLE auf dem Server vorhandenen Email- Header.
Dann werden anhand der ID Nummern der Emails nur die noch nicht empfangenen Emails abgeholt und im Mercator abgespeichert.
Diese Methode hat aber zwei wesentlich Nachteile.
Zum einen kann das laden aller Email- Header sehr lange dauern wenn auf dem Server viele Emails vorhanden sind.
Zum anderen muss sicher gestellt sein dass zwischendurch KEIN anderer Benutzer irgendwelche Emails auf dem Server löscht.
Wenn nämlich ältere Emails gelöscht werden ändern sich auch die ID Nummern der noch nicht empfangenen Emails.
Dann setzt Mercator beim nächsten Empfang an der falschen Stelle auf und es werden nicht alle Emails herunter geladen.
2. Methode
Wenn bei "empfangene Mails auf dem Server löschen" ein Häkchen gesetzt ist werden empfangene Emails sofort nach dem Empfang gelöscht.
So können keine langen Wartezeiten entstehen und es können keine Emails "vergessen" werden wenn ältere Emails gelöscht werden.
Empfehlung:
Wir empfehlen daher im Feld "empfangene Mails auf dem Server löschen" ein Häkchen zu setzen.
Falls die Emails noch für andere Benutzer zur Verfügung stehen sollen sollte für Mercator ein eigenes Postfach eingerichtet werden.
Alle Konten die im Mercator empfangen werden sollen können dann durch eine automatische Weiterleitung in das besondere Postfach für Mercator weiter geleitet werden.
So bleiben die originalen Emails erhalten und Mercator kann die Mails ohne lange Wartezeiten und ohne "vergessene" Emails abrufen.
Screenshot
Funktionen
Über die Buttons in der Werkzeugleiste können folgende Funktionen aufgerufen werden:
|
Funktion |
Beschreibung |
|
---|---|---|---|
Hilfe |
Aufruf dieser Hilfe |
F1 |
|
Öffnen |
Email öffnen |
|
|
Löschen |
Emails löschen |
|
|
Empfangen |
Empfang neuer Emails |
|
|
Email Neu |
neue Email eingeben und versenden |
|
|
Email Antworten |
Antworten auf eine Email |
|
|
Email weiterleiten |
Email an anderen Empfänger weiterleiten |
|
|
Vorgang neu |
zu einer markierten Email wird ein neuer Vorgang angelegt |
|
|
Vorgang zuordnen |
eine markierte Email wird einem vorhandenen Vorgang zugeordnet |
|
|
Status neu |
ändert den Status der markierten Emails auf "neu" |
|
|
Status in Arbeit |
ändert den Status der markierten Emails auf "in Arbeit" |
|
|
Status erledigt |
ändert den Status der markierten Emails auf "erledigt" |
|
|
OK |
Fenster schließen |
F12 |
|
Posteingang |
Anzeige der empfangenen Emails |
|
|
Postausgang |
Anzeige der gesendeten Emails |
|
|
Suchbegriff |
Eingabefeld für die Suche in den Emails |
|
|
Hier finden Sie eine Übersicht aller Schaltflächen und deren Funktionen die im MERCATOR verwendet werden. |
Angezeigte Spalten
Datenfeld |
Beschreibung |
---|---|
User ID |
Kürzel des Benutzers der die Email angelegt hat |
Datum/Zeit |
Datum und Uhrzeit der Email |
Betreff |
Betreff- Zeile |
Inhalt |
Inhalt der Email (nur der Anfang) |
Konto |
Absender |
Empfänger |
Empfänger |
CC Empfänger |
CC Empfänger (beim Belegversand aus den Ansprechpartnern generiert) |
Anhang |
mitgeschickte Anhänge |
Vorgang |
Nummer des zugehörigen Vorgangs |
Status |
Status der Email (neu, in Arbeit, erledigt) |
in Arbeit Datum |
Datum und Uhrzeit der Statusänderung auf "in Arbeit" |
in Arbeit durch |
Benutzerkürzel der Statusänderung auf "in Arbeit" |
erledigt Datum |
Datum und Uhrzeit der Statusänderung auf "erledigt" |
erledigt durch |
Benutzerkürzel der Statusänderung auf "erledigt" |
Kunde |
der Email zugeordneter Kunde |
Lieferant |
der Email zugeordneter Lieferant |
Vertreter |
der Email zugeordneter Vertreter |
Adresse |
der Email zugeordnete Adresse |