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Beschreibung
Die Inventur soll durch eine systematische Zählung aller Artikel die Lagerbestände im Mercator auf den aktuellen Stand bringen.
Im Idealfall werden die Bestände im Mercator zwar automatisch geführt, trotzdem ergeben sich in der Praxis aus den verschiedensten Gründen immer wieder Abweichungen.
Diese Abweichungen sollen durch eine Inventur beseitigt werden.
Eine Inventur besteht normalerweise aus den folgenden Schritten:
1) Inventur starten (zwingend)
Mit dieser Funktion werden alle eventuell von früheren Inventuren noch vorhandenen Daten gelöscht.
Zu Beginn einer Inventur sollte diese Funktion unbedingt aufgerufen werden.
2) Zähllisten drucken (zwingend)
Es werden Listen gedruckt, welche von den Zählern zur Eingabe der Zählergebnisse verwendet werden können.
Alle (wirklich auf Papier oder in PDF) gedruckten Artikel werden in die Inventur übernommen.
Es stehen zwei verschiedene Listen mit unterschiedlichen Sortierungen zur Verfügung.
Die eine Liste ist sortiert nach Warengruppen und Artikelgruppen, die andere Liste ist sortiert nach Lagerorten.
Bitte wählen Sie diejenige Liste aus, die den Zählvorgang bei der vorhandenen Lagerorganisation am einfachsten ermöglicht.
Wenn Sie den Artikelstamm durch Selektion nach Waren- und Artikelgruppen in mehrere Zähllisten aufteilen, achten Sie bitte genau darauf, dass keine Artikelbereiche vergessen werden.
Nur diejenigen Artikel, die auf einer Zählliste ausgedruckt sind, werden in der Inventur weiter verwendet!
Bei Mehrlagerbetrieb müssen für jedes Lager vollständige Zähllisten gedruckt werden, so dass jeder Artikel in jedem Lager auf einer Zählliste erscheint.
Am besten notieren Sie zu jeder gedruckten Liste alle zur Selektion verwendeten Eingabefelder, damit bei der späteren Eingabe der Zählergebnisse die Liste auf dem Bildschirm identisch mit der gedruckten Zählliste ist.
Bitte beachten Sie, dass in einer ordnungsgemäßen Inventur die gleichen Artikel von mehreren unabhängigen Zählern zu zählen sind.
Am besten drucken Sie die Zähllisten gleich in mehrfache Ausfertigung.
Die Zähllisten müssen das Datum der Zählung und die Unterschriften der Zähler enthalten.
Wichtiger Hinweis: Da beim Druck der Zähllisten die aktuellen Lagerbestände "gemerkt" werden muss die Zählung unmittelbar nach dem Druck der Zähllisten erfolgen!
3) Durchführen der Zählung (zwingend)
Nun können die Zähler mit den vorbereiteten Zähllisten die vorhandenen Artikel zählen und die gezählten Mengen in den Zähllisten eintragen.
Die Zählung sollte unmittelbar nach dem Druck der Zähllisten erfolgen.
Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass Waren, welche im Mercator schon vom Bestand abgebucht sind (durch Lieferschein und/oder Rechnung), sich aber noch in Ihrem Lager befinden (z.B. weil die Waren noch nicht ausgeliefert werden konnten), besonders gekennzeichnet und NICHT mitgezählt werden!
4) Eingabe der gezählten Bestände (zwingend)
Nachdem die Zählungen abgeschlossen sind können die Zählergebnisse eingegeben werden.
Dies muss nicht zwangsläufig sofort nach Beendigung der Zählungen erfolgen, sondern kann auch später erledigt werden.
Mercator merkt sich die Bestände zum dem Zeitpunkt, wenn die Zähllisten gedruckt werden.
Darum kann nach der Zählung zunächst wieder normal gearbeitet werden, ohne die Inventur zu stören.
Zur Eingabe geben Sie bei der Selektion die gleichen Werte wie beim Druck der gerade bearbeiteten Zählliste ein, dann erscheinen dieselben Artikel in der gleichen Reihenfolge wie auf der Zählliste.
In der am Bildschirm dargestellten Tabelle können nun die Zählbestände eingegeben werden.
Die Soll- Bestände stehen bereits als Vorgabe in der Tabelle, so dass nur noch Ergebnisse eingetragen werden müssen, welche vom Soll- Wert abweichen.
5) Druck der Differenzliste (optional)
Die Inventur- Differenzliste zeigt alle festgestellten Inventurdifferenzen.
6) Inventurbestand drucken (zwingend)
Die Inventur- Bestandsliste zeigt den neuen Lagerbestand und ermittelt den Lagerwert.
Für den Lagerwert werden drei Summen gebildet, welche auf den letzten, den durchschnittlichen und den aktuellen Einkaufspreisen der Artikel basieren.
Über die Eingabe eines Bewertungssatzes im Artikelstamm kann der Lagerwert einzelner Artikel manuell verringert werden (beschädigte oder veraltete Ware).
Sie können auch nach dem Druck der Bestandsliste die Bewertungssätze noch einmal verändern, und dann eine neue Bestandsliste drucken.
Diese Schritte können beliebig oft wiederholt werden.
Der Inventurbestand ist auch in eine CSV- Datei exportierbar.
Wenn dies gewünscht ist kann also auch extern mit Excel eine Bestandsliste nach den eigenen Erfordernissen erstellt werden.
7) Inventur abschließen (zwingend)
Beim Abschluß der Inventur werden die festgestellten Bestandsdifferenzen eingebucht, so dass die Lagerbestände im Mercator mit den wirklich gezählten Beständen übereinstimmen.
Diese Buchungen werden protokolliert und sind in den Lagerbewegungen sichtbar.
Hinweis: Beim Abschluß der Inventur werden die Inventurdaten nicht sofort gelöscht, das passiert erst später beim Start einer neuen Inventur.
So können auch nach dem Abschluß noch einmal die Zählergebnisse korrigiert werden, und auch neue Bestandslisten mit den veränderten Lagerwerten ausgedruckt werden.
Achtung: Die Inventur darf auf keinen Fall ein zweites mal abgeschlossen werden, weil dann die Inventurdifferenzen ein zweites mal in den Bestand gebucht werden !